МЭРИЯ ГОРОДА ТОМСКА
МЭР ГОРОДА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
г.Томск
Об утверждении инструкции по делопроизводству в мэрии.
утр.силу п.861 от 12.11.2008
В целях дальнейшего совершенствования системы
делопроизводства, более быстрого прохождения документов в
отделах и управлениях Мэрии и на этой основе улучшения
управленческой деятельности.
П О С Т А Н О В Л Я Ю:
1. Инструкцию по делопроизводству в отделах, комитетах и
управлениях Мэрии города Томска - у т в е р д и т ь.
Руководителям структурных подразделений Мэрии города
Томска изучить настоящую Инструкцию в своих коллективах, в
соответствии с требованиями Инструкции, обеспечить ведение
делопроизводства.
2. Контрольному отделу Мэрии (Полев В.А.) в ходе проверок
исполнительской дисциплины в отделах и управлениях особое
внимание уделять состоянию делопроизводства, работе по приему
граждан по личным вопросам, рассмотрению жалоб и заявлений.
Мэр города Томска А.С.Макаров
130805t_
УТВЕРЖДЕНО:
Приложение к
Постановлению Мэра
города Томска
от28.08.96 N343
И Н С Т Р У К Ц И Я
по делопроизводству в аппарате
Мэрии города Томска
I. Общие положения.
1. Настоящая инструкция определяет организацию, правила и
порядок работы с документами несекретного характера в аппарате
Мэрии города Томска. Правила и порядок работы с секретными
документами устанавливается специальной инструкцией.
Проекты постановлений, распоряжений Мэра города Томска,
другие служебные документы на стадии их подготовки в
подразделениях Мэрии являются конфиденциальными и не подлежат
разглашению.
Ответственность за организацию ведения делопроизводства в
аппарате Мэрии возлагается на управляющего делами. В
структурных подразделениях Мэрии порядок ведения
делопроизводства определяют начальники управлений и председа-
тели комитетов, в территориальных управлениях округов - Главы
управлений. На них же возлагается обязанность по обеспечению
сохранности имеющихся документов. При смене руководителей все
документы передаются по акту.
Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с
настоящей Инструкцией.
П. Прием, регистрация и направление поступающей
корреспонденции.
Корреспонденция, поступающая на имя Мэра принимается и
регистрируется в канцелярии. Указы Президента, постановления
Правительства РФ, Постановления и Распоряжения Губернатора
областной администрации принимаются канцелярией и передаются в
контрольный отдел для регистрации и доклада Мэру города Томска.
Корреспонденция, адресованная непосредственно
руководителям структурных подразделений, передается через
канцелярию в нераспечатанном виде для регистрации и
рассмотрения. Письма граждан регистрируются в приемной по
жалобам.
Не подлежат регистрации поступающие статистические
сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические
издания, рекламные извещения, поздравительные письма и
телеграммы, пригласительные билеты и другая корреспонденция по
определению Управляющего Делами.
При вскрытии конвертов проверяется правильность
адресования, комплектность и целостность документов, приложений
к ним, сверяется соответствие их номеров учетным номерам,
указанным на конвертах. На документе проставляются порядковый
номер и дата поступления.
При недостаче или повреждении документа составляется акт в
трех экземплярах, один из которых остается в канцелярии Мэрии,
второй - приобщается к поступившему документу, третий -
направляется отправителю. Конверты от поступивших документов не
уничтожаются лишь в случаях, когда только по ним можно
установить адрес отправителя, дату отправки и получения
документа. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные
документы пересылаются по принадлежности или возвращаются
отправителю. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются попакетно и
передаются адресатам в закрытом виде.
Ш. Контроль за исполнением постановлений
и распоряжений.
Контроль за исполнением постановлений и распоряжений , а
также поручений Мэра осуществляют заместители Мэра,
руководители структурных подразделений. В целом контроль за
исполнением документов в Мэрии возлагается на контрольный
отдел, который имеет право запросить информацию об исполнении
документов у любого исполнителя.
Дата исполнения указывается в тексте документа.
Срок исполнения поручения, если он не определен в
поручении, устанавливается в один месяц. Поручение с пометкой
"срочно" исполняются в трехдневный срок.
При необходимости изменения срока исполнения поручения
должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за 2
дня до истечения рока представляет на имя давшего поручение
мотивированную просьбу о продлении срока. В случае
удовлетворения просьбы о продлении об этом сообщается в
контрольный отдел в письменном виде.
Документы и поручения считаются исполненными, если о
выполнении доложено должностному лицу, давшему поручение,
который накладывает резолюцию о снятии документа с контроля и
направлении его в дело.
Контрольный отдел ежеквартально готовит Мэру города Томска
информацию о состоянии исполнительской дисциплины.
IY. Подготовка, оформление и рассылка
документов Мэра города Томска.
Проекты постановлений и распоряжений по поручению Мэра
или по собственной инициативе готовят руководители структурных
подразделений Мэрии. Порядок составления и оформления
документов определяется единой государственной системой
делопроизводства.
Решения Мэра нормативного характера, рассчитанные на
постоянное или долгосрочное действие, оформляются в форме
постановления. В форме распоряжения оформляются решения Мэра по
конкретным, оперативным, организационным и кадровым вопросам.
Ответственность за качество постановлений и распоряжений
Мэра несут руководители структурных подразделений Мэрии,
подготовившие и завизировавшие эти документы.
Подготовленные проекты документов визируются
должностными лицами, указанные в нем, как исполнители ,
заместителями Мэра, Председателем контрольно-аналитического
управления, Управляющим Делами, юридическим отделом,
начальником финуправления, заведующей протокольной части.
Визирование производится на первом экземпляре документа.
Замечания и дополнения к проекту излагаются в письменном виде
на отдельном листе и передаются в протокольную часть, где
проверяется правильность оформления документов, наличие всех
виз, определяется необходимость получения документа на дискете
для передачи его на компьютер в машбюро.
Проекты постановлений и распоряжений сформированные для
подписания у Мэра передаются заведующей протокольной части
Управляющему делами для окончательного просмотра и согласования.
Постановление ГУАиГ о предоставлении земельных участков
визируются в службах только работниками архитектурно-планиро-
вочного управления и не выдаются для визирования на руки
клиентам.
Подписанные Мэром постановления и распоряжения возвращаются
в протокольную часть для регистрации и распечатки и, направляются
до исполнителя через канцелярию.Затем постановления и распоряже-
ния передаются в машбюро, где вводятся в компьютер и сбрасываются
в ПЧ, работником протокольной части документы в компьютере
обрабатываются(считка и регистрация) и направляется руководителям
мэрии и службам,подключенным к компьютерной сети для ознакомления
и исполнения, затем документы скидываются в Банк данных, а также
раз в неделю делается сжатие архива в компьютере.
Копии постановлений и распоряжений, заверенные печатью ПЧ
выдаются только работником протокольной части .
Подлинники документов обрабатываются и сшиваются работником
ПЧ и хранятся в протокольной части Мэрии 5 лет, затем по акту
сдаются на хранение в архив.
Копии постановлений, сшитые в протоколы направляются в го-
родскую прокуратуру .
V.Рассмотрение писем
и организация приема граждан
Руководители структурных подразделений Мэрии, Главы
территориальных управлений несут персональную ответственность
за оперативное рассмотрение писем и организацию приема граждан
и принятия по ним соответствующих решений.В мэрии города Томска
эта работа возлагается на приемную по жалобам. В служебных
помещениях на видном месте должна быть помещена информация о
времени и месте приема граждан по личным вопросам. Поступившие
письма и заявления должны быть рассмотрены в срок до одного
месяца со дня их регистрации в приемной по жалобам,. а письма,
не требующие дополнительного изучения и проверки - в срок до 15
дней.
В необходимых случаях срок рассмотрения письма может быть
продлен должностным лицом, давшим поручение по мотивированному
представлению исполнителя на срок до 1 месяца. О продлении
срока должно быть сообщено заявителю.
Поступившие и зарегистрированные в приемной по жалобам
письма в зависимости от их содержания направляются на доклад
Мэру или его заместителям. Если поручение по письму дано
нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению
организует исполнитель, указанный в нем первым.
Запрещается направлять письма на рассмотрение тем
должностным лицам, действие которых обжалуются. НЕ разрешается
передавать письма из одного структурного подразделения в
другое, минуя приемную по жалобам.
Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены
все поставленные в них вопросы, приняты все возможные меры,
заявителям дан ответ в письменной или устной форме.
Проекты ответов (ответы) о рассмотрении писем граждан
передаются исполнителями в приемную по жалобам Мэрии для
доклада руководителям Мэрии.
Прием посетителей руководителями Мэрии ведется согласно
расписания с предварительной записью в приемной по жалобам.
Запись осуществляется в течение недели в рабочее время, кроме
выходных и праздничных дней. Учет посетителей и высказанных ими
просьб, предложений, жалоб ведется по карточкам установленной
формы, письменные заявления, переданные на приеме, учитываются
и рассматриваются в установленном порядке.
Приемная по жалобам ежеквартально делает анализ и
обобщение поступивших писем и жалоб и представляет Мэру города
Томска информацию о состоянии этой работы.
Параллельно с введением документов в компьютер все основ-
ные постановления и распоряжения заносятся в карточки учета.
VI. Порядок прохождения исходящих документов.
Подписанные документы регистрируются в канцелярии Мэрии и
отправляются, как правило, в день их подписания. Перечень
документов, отправляемых спецсвязью, определяет начальник
общего отдела.
Принимая документы к отправке, работник канцелярии должен
проверить правильность их оформления, наличие приложений,
указанных в основном документе. Неправильно оформленные
документы возвращаются исполнителям.
Документы, отправляемые одновременно одному и тому же
адресату должны быть вложены в один конверт.
Адресатам в пределах города Томска документы могут
вручаться под расписку в разносной книге.
VП. Формирование дел, передача их в архив.
Перечень дел, которые формируются и ведутся в Мэрии,
определяется номенклатурой дел. Номенклатура дел
разрабатывается начальником общего отдела в последнем квартале
текущего года на следующий год, согласовывается с
руководителями отделов, областным архивом и утверждается Мэром
города Томска. Аналогичным образом разрабатываются номенклатуры
дел в комитетах и управлениях и утверждаются их руководителями.
В номенклатуру дел включаются все дела, формируемые и
ведущиеся в отделах Мэрии.
После утверждения номенклатуры дел отделы Мэрии получают
выписки соответствующих разделов для использования в работе.
В течение года по согласованию с начальником общего отдела
и областным архивом в утвержденную номенклатуру дел могут
вноситься изменения и дополнения.
При изменении структуры Мэрии в сводную номенклатуру дел
вносятся соответствующие изменения.
Документы с постоянными и временными сроками хранения
формируются раздельно. Сроки хранения определяются начальником
общего отдела по согласованию с работниками архива. Приказы по
основной деятельности группируются отдельно от приказов по
личному составу.
В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе
с приложениями, указанными в тексте документа. При их
отсутствии исполнитель на документе делает запись о
местонахождении приложений. Каждое дело должно содержать не
более 250 листов. Если документов больше, то заводится второй
том дела.
Документы в деле располагают снизу вверх в хронологическом
порядке.
Включение в дело документов по решениям, принятым в разные
годы, а также черновиков, вариантов, размноженных копий не
допускается.
В делах переписки постоянного срока хранения составляется
внутренняя опись. В конце каждой внутренней описи делается
итоговая запись о количестве листов в деле.
Помещать секретные документы в несекретные дела
запрещается. Секретные документы формируются в деле с грифом
"Секретно".
Законченные дела в течение определенного номенклатурой дел
срока хранения хранятся в подразделении Мэрии. После чего дела
постоянного срока хранения сдаются в государственный архив, а
дела, срок хранения которых истек, уничтожаются в общем отделе
по акту. Акт уничтожения документов утверждает управляющий
делами Мэрии.
Документы по личному составу (приказы, личные дела, личные
карточки, лицевые счета) на государственное хранение не
передаются и хранятся в общем отделе Мэрии или структурных
подразделениях в течение 75 лет.
Изъятие и выдача документов из сформированных дел
постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях
(например по требованию судебно-следственных органов) такое
изъятие производится с разрешения руководителя учреждения с
обязательным оставлением в деле заверенной копии изъятого
документа и акта о причинах изъятия подлинника.
В течение текущего года на временно выданное дело в
канцелярии заполняется карточка-заместитель, в которой
указывается номер дела, дата выдачи, дата возврата и роспись о
выдаче и возврате дела.
130805tz
Мэрия города Томска УТВЕРЖДЕНО:
номенклатура дел Постановлением Мэра
на ______ год города Томска
02-07 от __________ N____
------------------------------------------------------------------
-------
Индекс Заголовок дела, Кол-во Срок Примечание
дела тома, части томов, хранения
дел
------------------------------------------------------------------
------
1 2 3 4 5
------------------------------------------------------------------
------
Отдел контроля - 01
------------------------------------------------------------------
------
1 2 3 4 5
------------------------------------------------------------------
------
Общий отдел - 02
------------------------------------------------------------------
------
1 2 3 4 5
------------------------------------------------------------------
------
Отдел формирования плана капитального
строительства и застройки - 03
------------------------------------------------------------------
------
1 2 3 4 5
------------------------------------------------------------------
------
Бухгалтерия - 04
------------------------------------------------------------------
------
1 2 3 4 5
------------------------------------------------------------------
------
Профсоюзный комитет - 05
Итоговая запись о количестве и категориях дел,
заведенных в 199__ году.
------------------------------------------------------------------
------
По срокам хранения Всего В том числе
--------------------------------
переходящих с отметкой ЭПК
------------------------------------------------------------------
------
1 2 3 4
------------------------------------------------------------------
------
Постоянного
------------------------------------------------------------------
------
Временного
(свыше 10 лет)
------------------------------------------------------------------
------
Временного
(до 10 лет
включительно)
------------------------------------------------------------------
------
И т о г о:
------------------------------------------------------------------
------
------------------------------------------------------------------
------
Дата и Корреспондент Краткое Отметка об
индекс содержание исполнении
докум. документа
------------------------------------------------------------------
------
------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------
Входящий N Дата От кого поступил По вопросу Резолюция
Отметка об испол- Номер дела,где
документа регистра- дата и N доку- (краткое со-
руководства нении и отправке находится до-
ции вход. мента держание) (кому и когда ответа
кумент или копия
докум. передан доку-
документа
мент для ис-
полнения)
------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------
++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
+++++++++++++++++++++++++++++++++А