АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТОМСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Томск

В целях упорядочения работы администрации Города Томска с документами ограниченного доступа, не относящихся к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны, руководствуясь Уставом Города Томска,

1. Внести в приложение к распоряжению администрации Города Томска от 10.06.2014 № р535 «Об утверждении Стандарта делопроизводства в администрации Города Томска» (далее – Стандарт делопроизводства) следующие изменения:
1) в пункте 1.1:
а) в абзаце первом после слов «несекретного характера» дополнить словами «и документами с пометкой «Для служебного пользования», не относящихся к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны»;
б) в абзаце третьем после слов «Для служебного пользования» дополнить словами
«, относящихся к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны,»;
2) подраздел 3.2 раздела III изложить в следующей редакции:

Герб Города Томска помещается на бланках документов в соответствии с муниципальным правовым актом Думы Города Томска.
Изображение герба Города Томска установленного образца помещается на бланках документов администрации Города Томска и Мэра Города Томска и располагается над серединой реквизита «Наименование организации-автора документа».

Код администрации Города Томска и ее органов, являющихся юридическими лицами, проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Основной государственный регистрационный номер администрации Города Томска и ее органов, являющихся юридическими лицами (ОГРН), проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.
Идентификационный номер администрации Города Томска и ее органов, являющихся юридическими лицами/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) в унифицированных формах документов.

Наименование администрации Города Томска указывается в соответствии с Уставом Города Томска.

Наименование органов и структурных подразделений администрации Города Томска должно соответствовать положениям о них, утверждаемым в установленном действующим законодательством и муниципальными правовыми актами муниципального образования «Город Томск» порядке.

Наименование должности руководителя органа или структурного подразделения администрации Города Томска, иного должностного лица администрации Города Томска должно соответствовать ее наименованию в штатном расписании, утверждаемым в установленном действующим законодательством и муниципальными правовыми актами муниципального образования «Город Томск» порядке.

Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Почтовый и телеграфный адреса указываются в соответствии с требованиями правовых актов, регулирующих вопросы оказания услуг почтовой связи.

Наименование вида документа позволяет судить о назначении документа и регламентируется Уставом Города Томска, настоящим Стандартом и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД.
В письме реквизит «Вид документа» не указывается.

3.2.9.1. Является обязательным реквизитом любого вида документов.
Для избежания волокиты и соблюдения установленных сроков исполнения документов датируются все стадии подготовки, согласования, визирования, оформления, принятия и исполнения документа.
3.2.9.2. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Для документов, подготовленных совместно несколькими органами или структурными подразделениями администрации Города Томска, дата должна быть единой.
Для правовых актов дата вступления документа в силу определяется в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами муниципального образования «Город Томск».
3.2.9.3. Датируются также все стадии оформления и обработки документа, поэтому дата входит составной частью в реквизиты: гриф согласования документа, виза, резолюция, отметка о поступлении документа и др. По этим датам устанавливается путь и время прохождения документа.
3.2.9.4. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 7 сентября 2020 г. следует оформлять 07.09.2020. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например - 7 сентября 2020 г., а также оформление даты в обратной последовательности: год, месяц, день месяца - 2020.09.07.

Регистрация документа - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса в цифровом или буквенно-цифровом виде с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Ссылка включает регистрационный номер и дату входящего документа, на который дается ответ (на № ______ от ________________). В обязательном порядке указывается ссылка на регистрационный номер документа администрации Города Томска. При составлении письма-ответа этот реквизит размещается на бланке и заполняется исполнителем. При отсутствии указанной ссылки документ возвращается отделами по работе с обращениями на доработку исполнителю.

Указывается в том случае, если оно отсутствует в реквизитах «Наименование организации – автора документа» и «Справочные данные об организации». Место составления указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Проставляется в верхнем правом углу первого листа документа при содержании в документе служебной информации ограниченного распространения в виде пометки «Для служебного пользования», при этом обязательно указание реквизита номера экземпляра.

Пример:
Для служебного пользования
Экз. № ____

3.2.14.1. Реквизит «Адресат» - это совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.
Адресование, т.е. указание получателя, производится на всех документах в правой верхней части первого листа.
Длина максимальной строки для обозначения адресата не должна превышать 7 - 8 см (30 - 35 знаков шрифтом № 12 или № 14). Строки выравниваются по левому краю и продолжаются до правой границы текстового поля. Расстояние между строками - один межстрочный интервал. Знаки препинания между составными частями адресата не ставятся.
В качестве адресата могут выступать учреждения и организации, их органы, должностные и физические лица.
3.2.14.2. Наименование организации и ее органа указывают в именительном падеже, а должность адресата - в дательном. Инициалы получателя указываются перед фамилией.

Пример:
Администрация Города Томска
Комитет жилищной политики
главному специалисту
С.И. Петрову

3.2.14.3. Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно:

Пример:
Бухгалтериям муниципальных
учреждений Города Томска.

3.2.14.4. Документ не должен содержать более четырех адресатов.
Слово «копия» перед обозначением второго, третьего или четвертого адресата не указывается. Необходимое количество экземпляров готовится исполнителем документа.
При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем документа составляется список на рассылку документов по форме согласно приложению 20 к настоящему Стандарту.
3.2.14.5. Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в федеральные органы власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления муниципального образования «Город Томск» и Томской области. В этих случаях исполнителем по документу почтовый адрес сообщается в отделы по работе с обращениями (в случае подготовки письменного документа на бумажном носителе).
При отправке письма по электронной почте или факсимильной связью (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. В этом случае указывается адрес электронной почты (номер факса).
3.2.14.6. В состав реквизита «Адресат» должен входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, а именно:
- наименование улицы, номер дома, номер квартиры;
- населенный пункт (город, поселок);
- район;
- область, край, автономный округ, республика;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Если письмо адресуется организации, то указывается ее наименование, затем почтовый адрес:

Пример:

Редакция журнала «Отечественные
архивы»
Б. Пироговская ул., д. 17,
Москва, Г-435, 119817

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем его почтовый адрес:

Пример:

Сидорову Г.К.
ул. Строителей, д. 10, кв. 2,
пос. Филипповка, Бакчарский район,
Томская обл., 634056

3.2.14.7. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Пример:

3.2.15.1. Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие. Он проставляется на документе (акте, договоре, инструкции и других документах) в случае его утверждения должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым распорядительным документом (постановлением, распоряжением, приказом и т.п.)
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа.
3.2.15.2. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без знаков строчных кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
(название учреждения)

Личная подпись И. В. Иванов
12.07.2014

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
3.2.15.3. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом – гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ) (без знаков строчных кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Пример:

УТВЕРЖДЕНО
решением общего собрания
акционеров от 15.08.2020 № 14

или

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом председателя комитета
по общим вопросам
администрации Города Томска
от 30.08.2020 № 82

3.2.16.1. Кратко, четко отражает основное содержание документа и согласуется с наименованием вида документов. Располагается в левом верхнем углу под датой и номером документа. В конце заголовка точка не ставится.
Заголовок может отвечать на вопросы:
О чем? (о ком?): постановление о проведении комплексной проверки.
Чего (кого?): протокол заседания расширенной комиссии, должностная инструкция специалиста.
3.2.16.2. Заголовок составляется исполнителем документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.
3.2.16.3. Заголовок вносится при регистрации документа в соответствующие регистрационные формы. Наличие заголовка сокращает время регистрации и поиска документа.

3.2.17.1. Текст документа должен быть кратким, четким, не допускающим различных толкований и может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
3.2.17.2. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты или события, послужившие основанием для издания документа. Она начинается словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и т.д. Если документ издается на основании других документов, то в преамбуле указываются наименования этих документов в творительном падеже, их даты, номера и заголовки (документы излагаются последовательно исходя из их юридической силы).
Преамбула завершается словами:
ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРОШУ (в зависимости от вида документа).
3.2.17.3. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков их исполнения. Она может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
3.2.17.4. В качестве исполнителей указываются органы или структурные подразделения администрации Города Томска или конкретные должностные лица.
3.2.17.5. В проектах муниципальных нормативных правовых актов администрации Города Томска, а также муниципальных ненормативных правовых актов администрации Города Томска, которыми вносятся изменения, признаются утратившими силу либо отменяются муниципальные ненормативные правовые акты администрации Города Томска, пункт о контроле за исполнением документа не указывается.
Проект муниципального ненормативного правового акта администрации Города Томска должен содержать сведения о заместителе Мэра Города Томска с учетом распределения полномочий между заместителями Мэра Города Томска, на которого возлагается контроль за исполнением документа. В случае если проект муниципального ненормативного правового акта администрации Города Томска затрагивает несколько областей городского хозяйства и (или) в случае когда исполнительно-распорядительные полномочия в конкретной области городского хозяйства, по вопросам которой подготовлен проект муниципального ненормативного правового акта, не распределены ни одному из заместителей Мэра Города Томска, то в пункте о контроле за исполнением документа указывается контрольное управление администрации Города Томска.
В проекте муниципального ненормативного правового акта администрации Города Томска о выделении средств из резервных фондов администрации Города Томска пункт о контроле за исполнением документа не указывается. Контроль за исполнением указанного документа в части контроля за обоснованностью выделения средств из резервных фондов администрации Города Томска и использованием выделенных средств осуществляется в рамках процедур, установленных муниципальными правовыми актами администрации Города Томска, определяющими порядок использования бюджетных ассигнований соответствующих резервных фондов администрации Города Томска.
Проект муниципального нормативного правового акта администрации Города Томска, содержащий в постановляющей части поручения исполнительно-распорядительного характера в отношении администрации Города Томска, органов администрации Города Томска, их должностных лиц (за исключением поручений об обеспечении опубликования муниципальных нормативных правовых актов администрации Города Томска, их направления в Регистр муниципальных нормативных правовых актов в Томской области, размещения отдельных муниципальных правовых актов на Официальном портале муниципального образования «Город Томск», а также поручений, не соответствующих требованиям абзаца третьего пункта 4.1.6 настоящего Стандарта), должен содержать пункт о контроле за исполнением поручений исполнительно-распорядительного характера. В таком пункте контроль за исполнением поручений исполнительно-распорядительного характера возлагается на контрольное управление администрации Города Томска.
В целях проверки соблюдения установленных настоящим пунктом требований к контролю за исполнением документа (поручений исполнительно-распорядительного характера) до направления проекта муниципального ненормативного правового акта администрации Города Томска либо проекта акта, указанного в абзаце третьем настоящего пункта, заместителю Мэра Города Томска по экономическому развитию (в случаях, предусмотренных абзацами десятым - одиннадцатым пункта 4.1.12 настоящего Стандарта, - управляющему делами администрации Города Томска) такой проект подлежит направлению на согласование начальнику контрольного управления администрации Города Томска. В данном случае проект подлежит согласованию в течение 3 рабочих дней со дня поступления.
Постановку муниципальных правовых актов администрации Города Томска, указанных в первом предложении абзаца второго настоящего пункта, на дополнительный контроль в контрольное управление администрации Города Томска и снятие их с контроля осуществляет Мэр Города Томска и начальник контрольного управления администрации Города Томска.
3.2.17.6. Если документ изменяет, отменяет, дополняет ранее изданный документ или какие-либо его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (или пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка «Отменить».
3.2.17.7. В организационно-распорядительных документах изложение идет от первого лица единственного числа (постановляю, приказываю).
В документах коллегиально-совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (решила, решил).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили).
В документах, устанавливающих права и обязанности органов (положение, инструкция), а также содержащих оценку фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав комитета входят, комиссия установила).
В письмах используются следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);
- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу рассмотреть);
- от третьего лица единственного числа (департамент не возражает).

3.2.18.1. Реквизит «Отметка о приложении» отделяется от текста одним - двумя межстрочными интервалами и располагается перед реквизитом «Подпись».
Слово «Приложение» печатается с абзаца, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.
3.2.18.2. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о наличии приложений включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров.

Пример:
Приложение: на 10 л. в 1 экз.

3.2.18.3. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то указывается их наименование с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Пример:
Приложения:
1. Проект постановления администрации Города Томска «Об утверждении Порядка проведения проверок» на 1 л. в 1 экз.
2. Проект концепции реформы ЖКХ муниципального образования «Город Томск» на 100 л. в 1 экз.

3.2.18.4. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения делается по следующей форме:

Пример:
Приложение: письмо Губернатора Томской области от 11.05.2020 № 243 и приложение к нему, всего на 5 л.

3.2.18.5. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Пример:
Приложение: брошюра в 2 экз.

3.2.18.6. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то в отметке о наличии приложения указывается конкретно, в какой адрес оно направлено.

Пример:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

3.2.18.7. Если в тексте организационно-распорядительного документа дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу первого листа пишется слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Пример:
Приложение 4 к постановлению
администрации Города Томска
от 10.01.2021 № 38

Если приложений несколько, то они нумеруются по порядку их упоминания в тексте.
3.2.18.8. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые реквизиты.

3.2.19.1. Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие органа или структурного подразделения администрации Города Томска, иного должностного лица администрации Города Томска, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование органа или структурного подразделения администрации Города Томска), личную подпись, расшифровку подписи (инициалов, фамилии) и дату согласования.

Пример:

СОГЛАСОВАНО
Начальник департамента городского хозяйства
администрации Города Томска
Личная подпись Е.Н. Ярославцева
Дата

Если согласование осуществляется документом (письмо, протокол, решение и т.д.), гриф согласования оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО
Письмо департамента правового обеспечения
администрации Города Томска
от 06.04.2020 № 430

или

СОГЛАСОВАНО
Протокол совещания
от 06.04.2020 № 10

Гриф согласования располагается на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения документа (реквизит 16) или ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа).
Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования» (приложение 18, 31 к настоящему Стандарту), если содержание документа затрагивает интересы нескольких органов или структурных подразделений администрации Города Томска, подведомственных учреждений администрации Города Томска. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем органа администрации Города Томска, должностного лица администрации Города Томска и прилагается к проекту документа.
При наличии замечаний по тексту документа гриф согласования не подписывается. Замечания докладываются руководителю органа, иному должностному лицу администрации Города Томска, подписывающему документ.
3.2.19.2. Порядок внешнего согласования документов, в том числе оформление соответствующим грифом согласования документа, определен в пункте 4.1.14 настоящего Стандарта.

Визирование является формой внутреннего согласования документа и свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица администрации Города Томска с содержанием проекта документа.
Виза включает в себя должность лица, визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример:
Виза проставляется на оборотной стороне первого листа проекта документа по форме согласно приложению 18 к настоящему Стандарту. При наличии замечаний, особого мнения и дополнения к проекту документа виза проставляется с примечанием «Замечания (особое мнение и дополнения) прилагаются», а сами замечания, особое мнение и дополнения оформляются на отдельном листе.
Согласование проектов документов может производиться посредством проставления виз на проекты документов в системе электронного документооборота в порядке, предусмотренном настоящим Стандартом.

3.2.21.1. Мэром Города Томска или по его письменному поручению первым заместителем Мэра Города Томска, заместителями Мэра Города Томска подписываются документы, направляемые от имени администрации Города Томска:
- Президенту Российской Федерации (по результатам исполнения данных им поручений и указаний);
- руководителям федеральных органов государственной власти Российской Федерации (территориальных органов федеральных органов государственной власти Российской Федерации);
- депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
- сенаторам Российской Федерации;
- руководителю УМВД России по Томской области;
- в органы прокуратуры (по результатам рассмотрения внесенных ими представлений и протестов);
- высшим должностным лицам (руководителям высших исполнительных органов государственной власти) субъектов Российской Федерации (их заместителям);
- председателям законодательных (представительных) органов государственной власти субъектов Российской Федерации;
- председателям избирательных комиссий субъектов Российской Федерации;
- председателям контрольно-счетных органов субъектов Российской Федерации;
- уполномоченным по правам человека (ребенка, коренных малочисленных народов) в субъектах Российской Федерации;
- председателю Думы Города Томска (при внесении на рассмотрение в Думу Города Томска проектов решений Думы Города Томска);
- руководителям органов местного самоуправления (муниципальных органов) иных муниципальных образований Российской Федерации;
- по результатам исполнения документов (поручений), рассмотрения личных и коллективных обращений граждан, обращений юридических лиц, поставленных Мэром Города Томска на контроль.
Иные документы, направляемые от имени администрации Города Томска, подписываются заместителями Мэра Города Томска, управляющим делами администрации Города Томска в соответствии с распределением полномочий между ними по направлениям деятельности администрации Города Томска.
Документы, направляемые от имени органов и структурных подразделений администрации Города Томска, за исключением документов, направляемых руководителю УМВД России по Томской области, подписываются соответствующими руководителями органов и структурных подразделений администрации Города Томска в соответствии с их компетенцией.
Служебные письма на имя Мэра Города Томска, первого заместителя Мэра Города Томска, а также документы в органы прокуратуры (за исключением направляемых по результатам рассмотрения представлений и протестов) направляются только после согласования их с заместителем Мэра Города Томска, курирующим соответствующее направление деятельности администрации Города Томска.
Служебные письма на имя Мэра Города Томска по вопросам формирования основных направлений бюджетной и налоговой политики муниципального образования «Город Томск», развития налогооблагаемой базы и доходных источников муниципального образования «Город Томск» направляются после согласования с заместителем Мэра Города Томска по экономическому развитию.
Не допускается подписание руководителями органов администрации Города Томска ответов на обращения граждан и юридических лиц, поступившие на имя Мэра Города Томска.
Содержание документов, указанных в настоящем пункте и подписываемых Мэром Города Томска, до передачи их на подпись Мэру Города Томска в обязательном порядке подлежит согласованию с начальником контрольного управления администрации Города Томска. В данном случае проект документа подлежит согласованию в течение 1 рабочего дня со дня поступления.
3.2.21.2. В состав подписи входят: наименование должности подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка.
Подпись отделяется от текста 3 интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.

Пример:

3.2.21.3. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности по субординации.

Пример:

3.2.21.4. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример:

3.2.21.5. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии.

Пример:

3.2.21.6. При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с распоряжением администрации Города Томска о возложении обязанностей (полномочий).

Пример:

Или

3.2.21.7. При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименовании должности и расшифровка фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
1) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
2) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
3) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
4) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии). Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение Герба Города Томска в соответствии с действующим законодательством.

Пример:

┌────────────┬───────────────────────────────────────┬───────────┐
│Наименование│ ┌─────────────────┐ │И.И.Петров │
│должности │ │Документ подписан│ │ │
│ │ │электронной │ │ │
│ │ │подписью │ │ │
│ │ └─────────────────┘ │ │
│ │Сертификат 50C3ABFC0020000046A5 │ │
│ │Владелец Петров Иван Иванович │ │
│ │Действителен с 25.05.2017 по 25.05.2018│ │
└────────────┴───────────────────────────────────────┴───────────┘

3.2.23.1. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права должностного лица, фиксирующих факт расходования финансовых средств и материальных ценностей, а также в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами.
3.2.23.2. Оттиск печати кадровой службы ставится на справках, подтверждающих трудовую деятельность сотрудника, командировочных удостоверениях, копиях распоряжений администрации Города Томска по личному составу и о награждениях.
Оттиск печати архивного отдела комитета по общим вопросам администрации Города Томска ставится на выдаваемые им архивные справки и копии документов.
Оттиск печати протокольной части комитета по общим вопросам администрации Города Томска ставится на копиях муниципальных правовых актов администрации Города Томска, направляемых исполнителям.
Оттиск печати отделов по работе с обращениями ставится на копиях входящих и исходящих документов администрации Города Томска.
3.2.23.3. Оттиск печати проставляется так, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личную подпись.
3.2.23.4. Печати хранятся в сейфах или металлических шкафах.
Ответственность за хранение и использование печатей несут руководители органов и структурных подразделений администрации Города Томска, в ведении которых они находятся.

Включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Пример:
Владимир Иванович Петров
(3822)23 54 96

Отметка об исполнителе на документах с пометкой «Для служебного пользования» располагается на обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. При расположении документа на 1 листе, данная отметка может находиться на лицевой стороне в нижнем левом углу данного листа.

Пример:
Отп. 2 экз.
1 – в адрес
2 - в комитет по общим вопросам администрации Города Томска
Исп. Петров В.И.
(3822) 23 54 96
05.02.2021

3.2.25.1. Заверение копии документа производится в целях удостоверения ее соответствия подлиннику.
3.2.25.2. При заверении соответствия копии документа подлиннику (если иное прямо не предусмотрено действующим законодательством) ниже реквизита «Подпись» проставляются заверительная надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.


Пример:
3.2.25.3. Заверение копий исходящих документов осуществляется уполномоченными сотрудниками отделов по работе с обращениями. Копии исходящих документов, остающиеся в деле, не заверяются.
3.2.25.4. При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати.

Проставляется в нижнем правом углу документа в виде штампа, в котором указываются очередной порядковый номер и дата поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

3.2.27.1. Резолюция - это надпись на документе на свободном месте рабочего поля документа или на бланке резолюции должностных лиц администрации Города Томска, утвержденных в соответствии с приложением 15 к настоящему Стандарту, сделанная должностным лицом и дающая указания по исполнению документа.
Резолюция вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
При оформлении резолюции на бланках резолюций должностных лиц администрации Города Томска, утвержденных в соответствии с приложением 15 к настоящему Стандарту, по возможности делается ссылка на вид документа, его автора, дату и регистрационный номер.
3.2.27.2. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения по документу, срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дата резолюции.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (лицо, названное в резолюции первым, либо лицо, в отношении которого имеется отметка «ответственный исполнитель», «отв. исп.»).
Ответственный исполнитель организует работу соисполнителей, определяет сроки представления соисполнителями предложений (в том случае, если документ не имеет в тексте резолюции пометку «срочно», «оперативно»), готовит итоговый проект ответа на документ и представляет его на подпись лицу, давшему поручение. Соисполнители обязаны предоставить ответственному исполнителю свои предложения в срок, определенный ответственным исполнителем, или срок, указанный в абзаце четвертом настоящего пункта. Ответственность за содержание итогового проекта ответа на документ несет ответственный исполнитель.
Если ответственным исполнителем сроки представления соисполнителями предложений не определены, соисполнители осуществляют предоставление предложений в сроки, сокращенные вдвое от установленных действующим законодательством Российской Федерации сроков.
В случае подготовки ответа на документ, имеющий в тексте резолюции пометку «срочно», соисполнители обязаны предоставить ответственному исполнителю свои предложения в течение 5 часов с момента его получения.
В случае подготовки ответа на документ, имеющий в тексте резолюции пометку «оперативно», соисполнители обязаны предоставить ответственному исполнителю свои предложения не позднее 3 рабочих дней до истечения срока исполнения документа.
В случае если соисполнитель в установленные сроки не предоставил свои предложения либо у соисполнителя по содержанию итогового проекта ответа, подготовленного ответственным исполнителем, имеются принципиальные разногласия, то решение по содержанию окончательного ответа и об определении лица, ответственного за подготовку проекта ответа, принимает лицо, давшее поручение.
Работа исполнителей (соисполнителей) с запросом информации редакции средства массовой информации осуществляется в порядке, указанном в подразделе 5.6-1 настоящего Стандарта.
3.2.27.3. В тексте резолюции, по возможности кратком, должна использоваться устоявшаяся терминология:
- «На контроль»
- «Внесите предложения»
- «Для руководства»
- «Для учета в работе»
- «Для исполнения к указанному сроку» и т.п.
3.2.27.4. Резолюция переносится в электронные карточки документов и является основанием постановки документа на контроль (в том случае, если исполнение документа поставлено должностным лицом на контроль). Срок исполнения документа определяется резолюцией либо действующим законодательством Российской Федерации, Томской области, муниципальными правовыми актами муниципального образования «Город Томск» (в том случае, если срок исполнения документа резолюцией не определен).
3.2.27.5. Если документ поставлен на контроль Мэром Города Томска, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слово «Контроль» на правом верхнем поле документа на уровне грифа утверждения. Эта отметка пишется от руки ярким красным или синим цветом.

Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Включает краткие сведения об исполнении или ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.
Данная отметка должна быть подписана и датирована исполнителем или руководителем органа, или структурного подразделения администрации Города Томска, в котором исполнен документ.
Отметка о направлении в дело документа, подготовленного за подписью Мэра Города Томска, заместителей Мэра Города Томска, ставится уполномоченными сотрудниками отделов по работе с обращениями.»;
3) пункт 4.1.2 дополнить абзацем следующего содержания:
«Подготовка проектов муниципальных правовых актов администрации Города Томска, с пометкой «Для служебного пользования», не относящихся к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны, осуществляется только в бумажном виде.»;
4) в абзаце 5 пункта 4.1.11 после слова «Замечания» дополнить слова «(особое мнение и дополнения)»;
5) в пункте 4.1.18:
а) дополнить абзацем вторым следующего содержания:
«Подготовленный исполнителями и согласованный в установленном настоящим Стандартом порядке проект муниципального правового акта администрации Города Томска, имеющий пометку «Для служебного пользования», не относящийся к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны, поступает в протокольную часть комитета по общим вопросам администрации Города Томска только в бумажном виде для проверки соответствия данного муниципального правового акта требованиям настоящего Стандарта. Подготовка такого муниципального правового акта администрации Города Томска осуществляется исполнителями на бланке установленного образца»;
б) абзацы второй, третий считать соответственно абзацами третьим, четвертым;
в) дополнить абзацем 5 следующего содержания:
«Проект муниципального правового акта администрации Города Томска о внесении изменений в действующие муниципальные правовые акты администрации Города Томска, имеющий пометку «Для служебного пользования», не относящийся к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны, предоставляется в протокольную часть комитета по общим вопросам администрации Города Томска вместе с бумажным вариантом актуальной редакции действующего муниципального правового акта администрации Города Томска (с учетом вносимых проектом муниципального правового акта изменений), при этом, независимо от наличия пометки у действующего муниципального правового акта администрации Города Томска, в актуальной редакции ставится пометка «Для служебного пользования».»;
г) абзацы четвертый, пятый считать соответственно абзацами шестым, седьмым;
6) в абзаце втором пункта 4.1.19:
а) после слова «регистрирует» дополнить словами «(за исключением проектов муниципальных правовых актов администрации Города Томска с пометкой «Для служебного пользования», и относящихся к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны, а также имеющих гриф «Секретно», «Совершенно секретно»)»;
б) после слов «(с учетом вносимых изменений)» дополнить словами «(за исключением проектов муниципальных правовых актов с грифом (пометкой) «Для служебного пользования», и относящихся к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны, «Секретно», «Совершенно секретно»)»;
7) в пункте 7.2.3:
а) в абзаце девятом знак «.» заменить знаком «;»;
б) дополнить абзацем десятым следующего содержания:
«- при наличии в деле документа с пометкой «Для служебного пользования» всему делу присваивается пометка «Для служебного пользования».»;
8) в пункте 7.3.2 после слов «хранения документов» дополнить словами «с пометкой о соответствующем статусе документа»;
9) приложения 3-5 к Стандарту делопроизводства изложить в редакции согласно приложению к данному распоряжению;
10) в приложении 25 к Стандарту делопроизводства перед словами «АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТОМСКА» дополнить знаками « _________ ».
(пометка)
2. Комитету по общим вопросам администрации Города Томска:
1) опубликовать настоящее распоряжение в Сборнике официальных материалов муниципального образования «Город Томск»;
2) направить настоящее распоряжение в структурное подразделение Администрации Томской области, определенное Губернатором Томской области, выполняющее функции уполномоченного органа по ведению Регистра муниципальных нормативных правовых актов в Томской области.


И.о. Мэра Города Томска М.А. Ратнер






С.В. Сладкин
99 13 71

---